Was versteht man unter Rechnungswesen?
Laut Wikipedia ist Rechnungswesen ein Teilgebiet der Betriebswirtschaftslehre und dient der systematischen Erfassung, Überwachung und informatorischen Verdichtung der durch den betrieblichen Leistungsprozess entstehenden Geld- und Leistungsströme.
Zum einen werden Geld- und Güterströme in einem Unternehmen dokumentiert, um gegenüber Außenstehenden Rechenschaft ablegen zu können (externes Rechnungswesen), zum Beispiel gegenüber dem Finanzamt, den Banken oder auch Kostenträgern im Gesundheitswesen. Zum anderen soll das Rechnungswesen dem Unternehmer aber auch die Daten liefern, die zur Steuerung und Planung des Unternehmens notwendig sind (internes Rechnungswesen).
Google beschreibt Rechnungswesen als betrieblicher Bereich, der die zahlenmäßige Erfassung und Auswertung der das Betriebskapital betreffenden Vorgänge umfasst.
Was beinhaltet das Rechnungswesen?
Buchhaltung
Die Buchhaltung ist ein wichtiger Teil in Ihrem Unternehmen, da das Gesetz vorsieht, dass alle Geschäftsfälle lückenlos dokumentiert werden müssen. Das sind zum Beispiel Geschäfte mit Kunden und Lieferanten, Lohnzahlungen oder Reisekosten.
Die Hauptaufgabe der Buchhaltung ist die chronologische, systematische und lückenlose Erfassung (Dokumentation) aller Wertveränderungen eines Unternehmens in einem Abrechnungszeitraum. Die Buchhaltung liefert die Grundlage für die Berechnung des Gewinns oder Verlust einer Periode, denn sie bildet den aktuellen finanziellen Stand des Unternehmens ab und zeigt die Entwicklung des Unternehmens in Zahlen, welche für Berechnungen von Kundengeschäften, Bilanzkennzahlen, Selbstkosten oder anderen betrieblichen Statistiken genutzt werden können.
Jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, alle Geschäftsfälle (Vorgänge, die die Vermögenszusammensetzung in ihrem Unternehmen beeinflusst beziehungsweise verändert, wie zum Beispiel Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Bankkontobewegungen und dergleichen) in seiner Buchhaltung lückenlos zu erfassen, um so den finanziellen Stand des Unternehmens zu dokumentieren. Jeder Geschäftsfall wird in einem sogenannten Buchungssatz festgehalten (gebucht). Dabei wird stets auf den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ geachtet.
Die Buchhaltung wird laufend erfasst und beinhaltet folgende Punkte:
- Abwicklung aller eingehenden und ausgehenden Rechnungen
- Laufende Verbuchung und sortierte Ablage der Belege
- Erstellung der Offene Posten Liste bei doppelten Buchhaltung
- Erstellung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung
- Erstellung und Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung
- Erstellung und Übermittlung von Rückzahlungsanträgen
- Erstellung und Übermittlung der Intrastat Meldung
Personalverrechnung
Die Personalverrechnung wird laufend erfasst und beinhaltet folgende Punkte:
- An- und Abmeldungen bei der Gebietskrankenkasse (GKK)
- Berechnung der Einstufung des Personals laut Kollektivvertrag
- Erfassung der Krankenstände, Urlaubstage, Dienstreisen sowie Überstunden
- Abrechnung und Auszahlung der Löhne und Gehälter
- Berechnung und Übermittlung der fälligen Lohnsteuer ans Finanzamt
- Berechnung und Übermittlung der fälligen Krankenkassenbeiträge an die GKK
- Übermittlung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Berechnung von Personalrückstellungen nach EStG, IFRS und UGB.
- Erstellung von diversen Auswertungen über das Personal
Bilanzierung und Steuererklärung
Die Bilanzierung und Steuererklärung ist am Ende des Jahres zu machen und beinhaltet folgende Punkte:
- Jahresabschluss
- Steuererklärung und Steuerberechnung
- Anlagenbuchhaltung
- Ev. Anhang und Lagebericht
- Elektronische Meldungen an Behörde
Reporting
Das Controlling erstellt monatliche Berichte und Statistiken und unterstützt die Unternehmensführung unter anderem mit:
- Periodische Soll-/Ist-Vergleiche zur Planung, Umsetzung und Kontrolle der Leistungen im Betrieb
- Budgeterstellung und Verkaufsprognosen (Absatz-, Produktions-, Material-, Investitions-, Marketingplan usw.)
- Erstellung von Finanzkennzahlen (Gewinnverwendung, Investition, Wachstum, Marktwert usw.)
- Berechnungen über die Realisierbarkeit und Umsetzungen von Projekten
- Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen (zur Gewinnmaximierung)
- Erstellung von Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung (Gemein- und Einzelkosten)
Was gibt es beim Rechnungswesen zu beachten?
Ein erfolgreiches Unternehmen hat ein organisiertes Rechnungswesen. Das Rechnungswesen wird am Besten in der Gründungsphase organisiert, da spätere Änderungen an der Organisation mit einem hohen Zeit- und Geldaufwand einhergehen.
Die Buchhaltung, Personalverrechnung und das Reporting kann entweder intern durch eine Buchhaltung, Personal und Controlling Abteilung oder einem externen Buchhalter, Personalverrechner und Steuerberater abgewickelt werden.
Sollte das Rechnungswesen intern erfolgen, braucht man eine kostenintensive Buchhaltungs-, Personalverrechnungs- und Reportingsoftware und hochqualifiziertes Personal. Denn sollte bei einer späteren Betriebsprüfung herauskommen, dass Fehler passiert sind, ist mit Steuernachzahlungen und Strafen zu rechnen.
Der Vorteil der Auslagerung des Rechnungswesens liegt bei den qualifizierten Dienstleistern, die sich um die Belange des Rechnungswesens professionell kümmern und der monatlichen Planbarkeit der Kosten.
Die Entscheidung über eine interne oder externe Abwicklung des Rechnungswesens hängt von der Betriebsgröße ab, da bei einem sehr kleinen Betrieb mit niedrigen Umsätzen kein Buchhaltungs-, Personalverrechnungs- und Controllingpersonal leistbar ist.
