Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Ein veröffentlichter Artikel von BHWV Buchhaltung e.U.

Was versteht man unter der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Einnahmen-/Ausgabenrechnung, E/A-Rechnung) ist ein vereinfachtes System der Gewinnermittlung, wo die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben eines Unternehmens, die entweder bar oder über Bankkonten zugeflossen bzw. abgeflossen sind, gegenübergestellt werden. Dabei werden alle Geschäftsfälle nur zum Zeitpunkt des Geldflusses festgehalten (gebucht). Also nur wenn Sie Geld bekommen oder bezahlt haben.

Durch die Differenz der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben kommt im Wirtschaftsjahr ein Gewinn oder Verlust heraus, der gemeinsam mit sonstigen Einnahmen aus anderen Einkunftsquellen durch die Einkommensteuererklärung zu versteuern ist.

Es gäbe aber neben der vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auch die Alternative der sogenannten Gewinnermittlung durch Pauschalierung. Hierbei werden die Betriebsausgaben in der Höhe eines bestimmten Prozentsatzes des Umsatzes berechnet. Je nachdem welche Pauschalierungsart zum Tragen kommt, können zusätzlich zur Pauschale aufgezählte Aufwendungen abgezogen werden. Welche Pauschalierungsart in Frage kommt ist aus den entsprechenden Infoblättern zur Pauschalierung ersichtlich.

Seit dem 1.4.2012 gibt es eine eindeutige Regelung zu Wirtschaftsgütern, die den sonstigen Zufluss-Abfluss-Prinzips bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung widersprechen. Und zwar handelt es sich um die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Gebäuden und gewissen Wirtschaftsgütern des Umlaufvermögens. Diese können erst bei Ausscheiden aus dem Betrieb als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Als Beispiel gelten Grundstücke, Gold, Silber, Platin und Palladium, sofern sie nicht der unmittelbaren Weiterverarbeitung dienen.

Wer ist für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung berechtigt?

Unternehmer dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwenden, wenn sie nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) zu keiner Buchführung verpflichtet sind und sie Bücher auch nicht freiwillig führen.

• Gewerbetreibende mit Einkünften aus gewerblicher Tätigkeit deren Umsatzschwelle den Jahresumsatz von 700.000 € nicht überschreitet

• Land- und Forstwirte deren Umsatzschwelle den Jahresumsatz von 550.000 € nicht überschreitet oder einem Einheitswert von 150.000 €

• Jeder Unternehmer mit Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit, unabhängig vom Umsatz

Vom Jahresumsatz, der sich durch Verkauf von Produkten oder Erbringung von Dienstleistungen berechnet, sind Erlösschmälerungen miteinzubeziehen.

Sollte eine Buchführungspflicht bestehen, aber die genannten Umsatzgrenzen nicht überschritten worden sein, erlischt sie mit Beginn des darauf folgenden Kalenderjahres.

Kapitalgesellschaften (GmbH oder AG) oder unternehmerisch tätige Personengesellschaften (z.B. GmbH & Co KG) sind unabhängig von deren Umsatzgröße von der Führung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausgeschlossen und deshalb buchführungspflichtig. Sie müssen eine Gewinnermittlung durch den Betriebsvermögensvergleich durchführen.

Welche Arten der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gibt es?

1. Brutto Rechner

   Alle Einnahmen und Ausgaben werden mit dem Bruttobetrag erfasst. Die monatliche bzw. quartalsweise Umsatzsteuer-Zahllast an das Finanzamt ist eine Betriebsausgabe zum Zeitpunkt der Zahlung. Kommt es zu einer Vorsteuergutschrift, so gilt diese als Betriebseinnahme zum Zeitpunkt der Verrechnung mit dem Finanzamt

2. Netto Rechner

   Häufiger zu finden ist diese Art der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Dabei wird die Umsatzsteuer als durchlaufender Posten behandelt. Gutschrift (Vorsteuer-Gutschrift) oder Zahlung an das Finanzamt (Umsatzsteuer-Zahllast) werden nicht berücksichtigt.

3. Kleinunternehmerregelung

   Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderform der Umsatzsteuerbefreiung. Dabei werden die Eingangs- und Ausgangsrechnungen immer mit dem Bruttobetrag erfasst. (Einnahmen ohne Umsatzsteuer, Ausgaben inkl. Mehrwertsteuer). Die Kleinunternehmerregelung wird automatisch angewandt, wenn der Unternehmer den Nettoumsatz im Kalenderjahr von 35.000 € nicht überschreitet. Dadurch ist auch nicht möglich sich die Vorsteuer vom Finanzamt zurückzuholen und die Umsatzsteuerjahreserklärung entfällt.

4. Betriebsausgabenpauschalierung

   Die Basispauschalierung ist eine weitere Form der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die Ausgaben werden per Gesetz als Prozentwert (6%) Ihrer Einnahmen errechnet.

Was ist bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu beachten?

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist zu beachten, dass in Ihrer Buchhaltung für jeden Zahlungsfluss, ob Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe, Belege existieren.

Unter Belegen versteht man jede Art von Dokumentation des Zahlungsflusses in und aus Ihrem Unternehmen. Sollten Sie von einem Kunden Geld für Ihre erbrachte Dienstleistung erhalten (per Banküberweisung oder als Bargeld), müssen Sie ihm auch eine Rechnung ausstellen. Beachten Sie bitte, dass Sie von der Rechnung zusätzlich eine Kopie für Ihre Buchhaltung benötigen (quasi als Beweis).

Die erhaltenen oder gestellten Rechnungen müssen sortiert nach Datum gesammelt werden, damit Sie dann von uns am Monats-, Quartals- oder Jahresende in unser Buchhaltungssystem gebucht werden können.

Für die Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist es wichtig, ob Sie umsatzsteuerbefreite oder umsatzsteuerpflichtige Umsätze tätigen. Sollten Sie sich nämlich als Kleinunternehmer einstufen haben lassen (nur möglich, wenn Ihr Jahresumsatz nicht 30.000 € netto überschreitet), sieht das Umsatzsteuergesetz für Sie als Erleichterung vor, dass Sie für Ihre Leistungen und Lieferungen keine Umsatzsteuer verrechnen dürfen. Sie können sich als Kleinunternehmer aber auch keine Vorsteuer aus den eigenen Einkäufen vom Finanzamt zurückholen. Sollten Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, sind Sie verpflichtet Umsatzsteuer zu verrechnen. Dafür können Sie sich auch die Vorsteuer für Ihre Einkäufe vom Finanzamt zurückholen.

Welche Aufzeichnungen sind für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erforderlich?

Für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind folgende Aufzeichnungen zu führen:

• Betriebseinnahmen- und Betriebsausgabenerfassung
• Wareneingangsbuch
• Lohnkonten bei Anstellung von Beschäftigten
• Registrierkasse bei Barumsätzen

Bei Barumsätzen ist seit 1.1.2016 zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, wenn

• der Jahresumsatz des Betriebes 15.000 €
• und die Barumsätze des Betriebes 7.500 € überschreiten.

Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner entfällt die sonst verpflichtende Inventur am Jahresende.

Was sind Betriebseinnahmen?

Als Betriebseinnahme wird bezeichnet, wenn dem Unternehmen Geld oder geldwerte Vorteile zufließen.

Zu den Betriebseinnahmen gehören vor allem

• Einnahmen aus Lieferungen (z.B. Verkauf von Waren)
• Einnahmen aus Leistungen (z.B. Dienstleistungen)
• Einnahmen aus Hilfsgeschäften (z.B. Provisionen und Zinsen)
• Anzahlungen und Vorschüsse
• Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagegütern

Aber auch die Entnahme von Waren für private Zwecke oder andere Sachentnahmen gehören zu den Betriebseinnahmen, auch wenn es da nicht zu einem Geldfluss kommt.

Was sind Betriebsausgaben?

Als Betriebsausgabe wird bezeichnet, wenn dem Unternehmen Geld oder geldwerte Vorteile abfließen. Dabei ist zu achten, dass die Ausgabe erst dann festgehalten wird, wenn bezahlt wurde.

Zu den Betriebsausgaben gehören vor allem

• Wareneinkauf, wie z.B. Handelswaren, Rohmaterial, Hilfsmaterial und Verbrauchsmaterial
• Energiebezug von Strom oder für Heizung
• Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung der Gewerblichen Wirtschaft
• Abschreibungen (AfA)
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
• Fahrt- und Reisekosten
• Gebühren (z.B. Gemeinde, Post und Telefon)
• Honorare (z.B. Anwalt, Notar, Steuerberater und Buchhalter)
• Miete, Pacht (z.B. Gebäude, Maschinen, Telefon, Leasing)
• KFZ Betriebskosten
• Reparaturen (z.B. Gebäude, Maschinen und Betriebsausstattung)
• Steuern und Abgaben (z.B. Grundsteuer, Werbeabgabe) Achtung! gilt nicht für Einkommenssteuer!
• Versicherungen (z.B. betriebliche Sach- und Pflichtversicherungen)
• Werbekosten
• Bankzinsen und Geldspesen bei rein betrieblich genutztem Bankkonto

Sollten Betriebsausgaben in den Privatbereich fallen, ist der Privatanteil abzuziehen.

Wie werden die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst?

Die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind laufend zu erfassen. Dafür haben Sie folgende Möglichkeiten

1. Einnahmen-Ausgabe-Journal

Das Einnahmen-Ausgaben-Journal ist ein Verzeichnis, wo alle Geldbewegungen (Kassa oder Bank) in zeitlicher Reihenfolge laufend erfasst werden. Es sollte in der Regel spätestens 1 Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats die Erfassung der Geldbewegungen erfasst werden. Davon sind Privateinlagen und Privatentnahmen, Geldflüsse zwischen Bank und Kassa, sowie Anschaffungskosten von Anlagegütern, die abgeschrieben werden, ausgenommen.

Das Einnahmen-Ausgaben-Journal ist so anzulegen, dass alle Daten für das Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) vorhanden sind, da jeder Unternehmer zur Feststellung der Umsatzsteuer und der Grundlage ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu führen hat. Das heißt, es sind die jeweiligen Steuersätze anzugeben oder dafür eigene Konten einzurichten.

2. Erfassung der Barbewegungen

Die Bareinnahmen und Barausgaben sind täglich festzuhalten, wobei Bareinnahmen mit einer Registrierkasse sofort festgehalten werden müssen.

3. Erfassung der Bankbewegungen

Die Sammlung der Kontoauszüge samt den dazugehörigen Einzelbelegen wäre die empfohlene Vorgangsweise der Erfassung, wenn die Einnahmen und Ausgaben fast nur über die Bank abgewickelt werden. Dazu müssen die Kontoauszüge lückenlos aufbewahrt werden, auch wenn über das Konto private Geldbewegungen stattfinden.

Achten Sie bitte darauf, dass es für alle Einträge einen entsprechenden Beleg gibt, auf den im Journal mit einem entsprechenden Verweis (BANK145, KASSA55) hinzuweisen ist. Die Laufende Verweisnummer ist im Journal und auf den Beleg festzuhalten. Außerdem sind die Belege in zeitlicher Reihenfolge sortiert nach Art (Kassa/Bank) abzulegen und 7 Jahre aufheben.

Was ist die Abschreibung für Abnutzung (Afa)?

Die Abschreibung für Abnutzung ist eine gleichmäßige Wertminderung der Anschaffungskosten (für den Erwerb eine Wirtschaftsgutes) oder Herstellungskosten (wenn das Anlagegut im selben Betrieb hergestellt wurde) für Anlagegüter die für einen bestimmten Zeitraum im Betrieb eingesetzt werden und einer Abnutzung unterliegen (z.B. Maschinen, technische Geräte, Fahrzeuge usw.). Zum Beispiel wird ein Computer auf 3 Jahren abgeschrieben, das heißt es wird die Nutzungsdauer eines Computers für 3 Jahre angenommen und wird deshalb gleichmäßig bis im dritten Jahr bis zum Wert 0 € vermindert. Sollte sich das Anlagegut trotzdem noch im Betrieb befinden, lässt man das Anlagegut mit einem sogenannten Erinnerungscent im Anlageverzeichnis verbleiben, bis das Anlagegut den Betrieb verlässt. Die Abschreibungsdauer hängt von der Art des Anlagegutes ab.

Die Nutzungsdauer (Abschreibungsdauer) hängt von der wirtschaftlichen oder technischen Nutzbarkeit des Anlagegutes ab und ist, wenn nicht vom Gesetz vorgegeben wurde, zu schätzen.

Die Nutzungsdauer wurde vom Gesetzgeber in einigen Fällen festgelegt. Sollte das Wirtschaftsgut nicht in der Österreichischen Baugeräteliste 2015 enthalten sein, kann man auch die deutschen amtlichen AfA-Tabellen als Hilfsmittel heranziehen. Zum Beispiel wurde unter anderem die Nutzungsdauer für folgende Wirtschaftsgüter vom Gesetzgeber festgelegt:

• Betriebsgebäude: 40 Jahre (2,5 %)
• Wohngebäude: 67 Jahre (1,5 %)
• PKW: 8 Jahre

Abnutzbare Anlagegüter, die als geringwertige Wirtschaftsgüter einzustufen sind, weil deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten für das Anlagegut (bis 1.1.2020 eine Nettogrenze von 400€ und danach 800 €) nicht übersteigt, können zur Gänze als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Für Unternehmer, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind ist die Bruttogrenze (inkl. Umsatzsteuer) heranzuziehen.

Anlagegüter deren Wert nicht vermindert werden sind zum Beispiel Grund und Boden.

Die jährliche Abschreibung der Anlagegüter muss in einem sogenannten Anlageverzeichnis erfasst werden.

Das Anlageverzeichis hat folgendes zu enthalten

1. Bezeichnung jedes einzelnen Anlagegutes
2. Gegenstand
3. Name und Anschrift des Lieferanten
4. Anschaffungsdatum
5. Anschaffungs- oder Herstellerkosten
6. Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung (AfA)
7. voraussichtliche Nutzungsdauer
8. Restbuchwert zum 31.12. (der noch absetzbare Betrag)

Was ist das Wareneingangsbuch?

Das Wareneingangsbuch für gewerbliche Unternehmer für steuerliche Zwecke verpflichtend zu führen, wenn ein Unternehmer Waren (einschließlich Rohstoffe, Hilfsstoffe, Halberzeugnisse und Zutaten) erwirbt um sie entweder weiterzuverkaufen oder zu verarbeiten.

Es sind auch Waren einzutragen, wenn sie für betriebsfremde (private) Zwecke Verwendung finden.

Das Wareneingangsbuch muss folgende Angaben enthalten:

1. Fortlaufende Eintragsnummer
2. Datum des Wareneingangs oder Rechnungsausstellung
3. Name und Anschrift des Lieferanten
4. Bezeichnung der Ware als Sammelbezeichnung (Bücher, Büromöbel, KFZ-Ersatzteile)
5. Preis der Ware
6. Hinweis auf dazugehörige Belege

Die Eintragungen sind in chronologischer Reihenfolge vorzunehmen und die Beträge müssen monatlich und jährlich zusammengezählt werden.

Die Inventur (der Bestand zu Jahresende) muss bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern nicht erstellt werden.

Was ist ein Lohnkonto?

Sollte ein Unternehmer Arbeitnehmer beschäftigen (auch für beschränkt steuerpflichtige, geringfügig und vorübergehend beschäftigte Arbeitnehmer), so hat er am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Weitere Informationen über das Wesen der Personalverrechnung werden wir in Bälde in unserem Blog veröffentlichen.

Unkomplizierte Einnahmen-/ Ausgabenrechnung

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4 unkomplizierte Schritte zur Erstellung Ihrer Einnahmen-/ Ausgabenrechnung

Schritt 1: Kontaktaufnahme Schritt 2: Belegsammlung Schritt 3: Belegübermittlung Schritt 4: Erledigung durch uns

Sie profitieren von 3 Vorteilen

Weiterführende Links

• Die WKO hat Informationen über die für Unternehmer notwendige Gewinnermittlung (Doppelte Buchführung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Pauschalierung) hier bereitgestellt: https://www.wko.at/service/steuern/gewinnermittlung-unternehmer.html
• Die WKO hat Informationen zur Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung veröffentlicht, die Sie hier finden: https://www.wko.at/service/steuern/Die-Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.html