Die Fehlervermeidung bei der Buchhaltung

Wurden Rechnungen falsch erstellt, wenn etwa durch fehlende Angabe der Umsatzsteuer und UID-Nummer der Vorsteuerabzug entfällt, oder der Kunde Nachbesserung der Rechnung verlangen muss, da gesetzlich vorgeschriebene Daten fehlen, schadet das Ihrer Geschäftsbeziehung.

Im schlimmsten Fall fällt das erst bei der Betriebsprüfung durch einen Finanzbeamten auf und dem Kunden könnte die Rechnung als Betriebsausgabe aberkannt werden.

Ebenso könnten Sie auf Ihren Transportkosten sitzen bleiben, wenn sie diese nicht auf Ihrer Rechnung angeben.

Sollten Sie Ihre Rechnungen mit einer Klammermaschine zusammengeheftet haben, kostet es dem Buchhalter wertvolle Zeit diese wieder zu lösen um sie gegebenenfalls digitalisieren zu können.

Verwenden Sie stattdessen lieber Büroklammern.

Sollten Sie Ihre Rechnungen einzeln in je einer Dokumentenhülle sammeln, kostet es dem Buchhalter kostbare Zeit diese aus der Dokumentenhülle zu nehmen, zu verbuchen und wieder in die Dokumentenhülle zurückzugeben.

Geben Sie lieber alle Rechnungen sortiert in eine einzige Dokumentenhülle, einem A4-Karton oder am Besten in separaten A4-Ordnern.

Sollten die Rechnungen für A4-Ordner gelocht werden, ist beim Lochen darauf zu achten, dass die Rechnungen an der linken langen Seite gelocht werden und dass durch die Lochung keine Information verloren geht.

Am besten kleben Sie kleine Rechnungen (Bons) auf ein gelochtes A4-Blatt.

Es gibt viele Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt worden sind. Diese haben den Nachteil, dass sie, weil sie nicht lichtecht sind, später ausbleichen und kaum mehr lesbar sind.

Am besten kopieren Sie solche Rechnungen nach dem Erhalt, da sie bei Unleserlichkeit nicht anerkannt werden können.

Wenn Ihre Buchhaltung nicht vorbereitet ist, das heißt Ihre Belege nicht vollständig und/oder unsortiert vorliegen, muss sich der Buchhalter damit abmühen, was ihm Zeit und Ihnen Kosten verursacht.

Sollten Sie Ihre Buchhaltung nicht rechtzeitig bei Ihrem Buchhalter abgeben haben, werden auch Abgabefristen unter anderem der Umsatzsteuervoranmeldung oder Steuererklärung bei den Behörden überschritten und es ist dann mit Strafen zu rechnen.

Bedenken Sie, dass Ihr Buchhalter auch Zeit für das Verbuchen und Übermitteln von Berichten benötigt.

Sollten Sie Belege verlieren und Ihre Buchhaltung nicht vollständig bei Ihren Buchhalter abgeben haben, muss dieser nach fehlenden Belegen und/oder Unterlagen fragen, statt dass er Ihre Buchhaltung in einem Stück runter buchen kann. Dabei kommt es nicht an ob es sich um große oder kleine Beträge handelt, da die Buchaltung gewissenhaft und genau gemacht werden muss.

Zu den benötigten Unterlagen gehören unter anderem auch Verträge oder Vertragsänderungen von Miete, Telefon, Internet, Versicherung und Darlehen.

Vermeiden Sie es, Buchungen zu verzögern, da dies zu ungenauen Finanzdaten führen kann. Stellen Sie sicher, dass Buchungen regelmäßig und aktuell durchgeführt werden können.

Vollständige Unterlagen sind wichtig, aber dazu gehört nicht der komplette E-Mail- und Briefverkehr, Angebote sowie Lieferscheine. Der Buchhalter müsste sonst viel Zeit aufwenden um interessante Daten herauszufiltern.

Sollten Sie private Ausgaben mit dem Firmenkonto beglichen haben, müssen diese auch verbucht werden, da sonst der Kontosaldo nicht übereinstimmt.

Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben indem sie private Ausgaben grundsätzlich mit dem Privatkonto begleichen um sich Buchungszeilen zu ersparen und Ihre Buchhaltung übersichtlicher zu gestalten.

Versuchen Sie auch nicht Ihre Privatausgaben in Ihre Buchhaltung hineinzuschmuggeln, weder erfundene "Geschäftsessen", "Werbegeschenke" noch Sprit für Ihr Privatauto, da es sich dabei um versuchte Steuerhinterziehung handelt und bei einer Betriebsprüfung aufgedeckt werden könnte.

Sollte die Buchhaltung in einem Kalkulationsprogramm wie Microsoft Excel, LibreOffice Calc und der gleichen geführt werden, ist darauf zu achten, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind (z.B. auf CDROM gespeichert) oder nachträgliche Änderungen im Dokument protokoliert werden, damit sie nachvollziehbar sind.

Vermeiden Sie Fehler bei der Klassifizierung von Finanztransaktionen, indem Sie sicherstellen, dass jede Transaktion im richtigen Konto aufgezeichnet wird.

Stellen Sie sicher, dass alle Finanztransaktionen ausreichend dokumentiert werden, einschließlich Belegen und Quittungen. Dies kann bei der Überprüfung von Buchungen hilfreich sein.

Überprüfen Sie regelmäßig die aktuellen Steuervorschriften, um sicherzustellen, dass die Buchhaltung in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften erfolgt.

Verwenden Sie eine zuverlässige Buchhaltungssoftware, die die Aufzeichnung und Überwachung von Finanztransaktionen erleichtert und Fehler vermeidet.

Zusammenfassend ist es wichtig, die Buchhaltung sorgfältig und genau zu führen, um Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Finanzen ordnungsgemäß verwaltet werden. Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Buchhaltungsprozesse und -verfahren kann ebenfalls dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und die Genauigkeit der Finanzdaten zu gewährleisten. Es ist auch hilfreich, einen erfahrenen Buchhalter oder einen Steuerberater hinzuzuziehen, um bei der Überwachung und Optimierung der Buchhaltungsprozesse zu helfen.

Zusätzlich sollte man sicherstellen, dass alle Finanzunterlagen sorgfältig aufbewahrt werden, damit man bei Bedarf auf sie zugreifen kann. Dies kann bei der Überprüfung von Finanzdaten, bei der Vorbereitung von Steuererklärungen und bei rechtlichen Anforderungen hilfreich sein.

Abschließend ist es wichtig zu erwähnen, dass Fehler in der Buchhaltung häufig vorkommen können, aber sie können vermieden oder korrigiert werden, indem man sorgfältig und genau arbeitet und regelmäßig die Finanzdaten überprüft.

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