Fehlervermeidung bei der Buchhaltung
VERÖFFENTLICHTER BEITRAG VON
BHWV Buchhaltung e.U.
Vielen Unternehmen passieren am Anfang vermeidbare Fehler bei der Buchhaltung. Wir haben einige für Sie zusammengestellt.
Rechnungen falsch erstellt
Wurden Rechnungen falsch erstellt, wenn etwa durch fehlende Angabe der Umsatzsteuer und UID-Nummer der Vorsteuerabzug entfällt, oder der Kunde Nachbesserung der Rechnung verlangen muss, da gesetzlich vorgeschriebene Daten fehlen, schadet das Ihrer Geschäftsbeziehung.
Im schlimmsten Fall fällt das erst bei der Betriebsprüfung durch einen Finanzbeamten auf und dem Kunden könnte die Rechnung als Betriebsausgabe aberkannt werden.
Ebenso könnten Sie auf Ihren Transportkosten sitzen bleiben, wenn sie diese nicht auf Ihrer Rechnung angeben.
Rechnungen zusammengeheftet
Sollten Sie Ihre Rechnungen mit einer Klammermaschine zusammengeheftet haben, kostet es dem Buchhalter wertvolle Zeit diese wieder zu lösen um sie gegebenenfalls digitalisieren zu können.
Verwenden Sie stattdessen lieber Büroklammern.
Rechnungen in Dokumentenhüllen verpackt
Sollten Sie Ihre Rechnungen einzeln in je einer Dokumentenhülle sammeln, kostet es dem Buchhalter kostbare Zeit diese aus der Dokumentenhülle zu nehmen, zu verbuchen und wieder in die Dokumentenhülle zurückzugeben.
Geben Sie lieber alle Rechnungen sortiert in eine einzige Dokumentenhülle, einem A4-Karton oder am Besten in separaten A4-Ordnern.
Rechnungen falsch gelocht
Sollten die Rechnungen für A4-Ordner gelocht werden, ist beim Lochen darauf zu achten, dass die Rechnungen an der linken langen Seite gelocht werden und dass durch die Lochung keine Information verloren geht.
Thermopapierrechnungen nicht kopiert
Es gibt viele Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt worden sind. Diese haben den Nachteil, dass sie, weil sie nicht lichtecht sind, später ausbleichen und kaum mehr lesbar sind.
Am Besten kopieren Sie solche Rechnungen nach dem Erhalt, da sie bei Unleserlichkeit nicht anerkannt werden können.
Buchhaltung nicht vorbereitet
Wenn Ihre Buchhaltung nicht vorbereitet ist, das heißt Ihre Belege nicht vollständig und/oder unsortiert vorliegen, muss sich der Buchhalter damit abmühen, was ihm Zeit und Nerven kostet.
Buchhaltung nicht rechtzeitig abgegeben
Sollten Sie Ihre Buchhaltung nicht rechtzeitig bei Ihrem Buchhalter abgeben haben, werden auch Abgabefristen unter anderem der Umsatzsteuervoranmeldung oder Steuererklärung bei den Behörden überschritten und es ist dann mit Strafen zu rechnen.
Bedenken Sie, dass Ihr Buchhalter auch Zeit für das Verbuchen und Übermitteln von Berichten benötigt.
Buchhaltung nicht vollständig
Sollten Sie Belege verlieren und Ihre Buchhaltung nicht vollständig bei Ihren Buchhalter abgeben haben, muss dieser nach fehlenden Belegen und/oder Unterlagen fragen, statt dass er Ihre Buchhaltung in einem Stück runter buchen kann.
Zu den benötigten Unterlagen gehören unter anderem Verträge oder Vertragsänderungen von Miete, Versicherung oder Darlehen.
Zuviele Unterlagen übergeben
Vollständige Unterlagen sind wichtig, aber dazu gehört nicht der komplette E-Mail- und Briefverkehr, Angebote sowie Lieferscheine. Der Buchhalter müsste sonst viel Zeit aufwenden um interessante Daten rauszufiltern.
Privates und Geschäftliches nicht getrennt
Sollten Sie private Ausgaben mit dem Firmenkonto beglichen haben, müssen diese auch verbucht werden, da sonst der Kontosaldo nicht übereinstimmt.
Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben indem sie private Ausgaben grundsätzlich mit dem Privatkonto begleichen um sich Buchungszeilen zu ersparen und Ihre Buchhaltung übersichtlicher zu gestalten.
Versuchen Sie auch nicht Ihre Privatausgaben in Ihre Buchhaltung reinzuschmuggeln, weder erfundene "Geschäftsessen", "Werbegeschenke" noch Sprit für Ihr Privatauto, da es sich dabei um versuchte Steuerhinterziehung handelt und bei einer Betriebsprüfung aufgedeckt werden könnte.
Buchhaltung nachträglich unvollziehbar geändert
Sollte die Buchhaltung in einem Kalkulationsprogramm wie Microsoft Excel, LibreOffice Calc und der gleichen geführt werden, ist darauf zu achten, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind (z.B. auf CDROM gespeichert) oder nachträgliche Änderungen im Dokument protokoliert werden, damit sie nachvollziehbar sind.
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