Die Doppelte Buchhaltung
Ein veröffentlichter Artikel von BHWV Buchhaltung e.U.
Was versteht man unter der Doppelten Buchhaltung?
Die doppelte Buchhaltung, auch doppelte Buchführung genannt, ist die Erfassung aller Geschäftsvorfälle eines Betriebes, um die finanziellen Transaktionen des Unternehmens zu erfassen. Sie liefet Aufschluss über Vermögen, Schulden, Eigenkapital und deren Veränderungen, sowie der Aufwände und Erträge.
Im Wesentlichen bedeutet die doppelte Buchführung, dass jede finanzielle Transaktion auf zwei verschiedenen Konten erfasst wird: einem Konto für die Debitoren (Eingänge) und einem Konto für die Kreditoren (Ausgänge).
Wenn also beispielsweise auf dem Konto "Bank" eine Gutschrift gebucht wird, muss das Gegenkonto "Ertrag" oder "Erlös" lauten, da es sich hier um einen Einnahmevorgang handelt. Durch die Verknüpfung der Konten wird sichergestellt, dass bei jeder Buchung beide Seiten (Soll und Haben) korrekt erfasst werden und die Buchhaltung somit stimmt.
Das bedeutet, dass jede Einnahme auch eine entsprechende Ausgabe hat und umgekehrt. Der Saldo des Einnahmenkontos muss dem Saldo des Ausgabenkontos entsprechen, um sicherzustellen, dass das Finanzsystem im Gleichgewicht ist. Mit anderen Worten, das Ziel der doppelten Buchhaltung besteht darin, sicherzustellen, dass der Netto-Saldo aller Konten null ist.
Es erfolgt eine zeitlich geordnete Erfassung jedes Geschäftsvorfalls im Grundbuch (Journal) und systematisch in den einzelnen Konten, wie zum Beispiel Kassa oder Bank, im Hauptbuch.
Der Erfolg wird ebenfalls zweifach ermittelt:
Vermögensvergleich
Bei einem Vermögensvergleich wird das Reinvermögen (Eigenkapital) am Anfang einer Abrechnungsperiode mit dem Reinvermögen am Ende der Abrechnungsperiode verglichen.
Gegenüberstellung von Aufwänden und Erträgen
Durch die Gegenüberstellung von Aufwänden und Erträgen wird die Differenz zwischen den Erträgen, die durch Einnahmen erzielt werden, und den Aufwänden, die durch Zahlungen verursacht werden, berechnet. Diese Differenz zeigt dann an, ob das Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat.
Durch den Vergleich beider Erfolgsrechnungen hat man eine Kontrolle, da die Summe beider Rechnungen gleich sein muss.
Wer ist zur Doppelten Buchhaltung verpflichtet?
Grundsätzlich sind in Österreich alle Unternehmen, die gemäß gesetzlicher Vorschrift zur Führung von Büchern verpflichtet sind, auch zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Eine Verpflichtung zur doppelten Buchhaltung besteht insbesondere für
- Kapitalgesellschaften, wie GmbH und AG
- Unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person unbeschränkt haftender Gesellschafter ist, wie z.B. GmbH & Co KG
- Alle anderen Unternehmer (ausgenommen die Angehörigen von freien Berufen, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit Überschusseinkünften, z.B. Vermietung), wenn sie Umsatzerlöse von mehr als 700.000 € im Jahr erzielen.
Bei land- und forstwirtschaftlichen Betrieben gelten folgende Bestimmungen:
- Wenn der Einheitswert mehr als 150.000 € beträgt
- Wenn der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Wirtschaftsjahren mehr als 400.000 € beträgt
Bei Vereinen gelten folgende Bestimmungen:
| Vereinsgröße | Einnahmen oder Ausgaben | Publikumsspenden | Rechnungslegungsart |
|---|---|---|---|
| Klein | < 1.000.00 € | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht | |
| Mittel | < 3.000.000 € | Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) | |
| Groß | >3.000.000 € | > 1.000.000 € | erweiterter Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang) und Abschlussprüfung |
Das System der Doppelten Buchhaltung
Die Doppelte Buchhaltung versucht zwei grundsätzliche Fragen zu beantworten:
- Wie viel Vermögen besitzt das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt?
- Hat das Unternehmen während des Geschäftsjahres einen Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet?
Hier sind die Möglichkeiten diese Fragen zu beantworten:
1. Inventur, Inventar und Bilanz
Unter Inventur versteht man die Bestandsaufnahme des Vermögens und der Schulden des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das Ergebnis der Inventur ist das Inventar. Das Inventar ist laut §191 UGB bei Gründung des Unternehmens, sowie am Ende des Geschäftsjahres zu erstellen.
Um den Wert des Vermögens eines Unternehmens zu ermitteln, muss man alle Vermögenswerte des Unternehmens, einschließlich Barbeständen, Forderungen, Vorräten, Anlagevermögen und anderen Sachanlagen sowie immateriellen Vermögenswerten wie Patente und Markenrechte berechnen und diesen mit alle Verbindlichkeiten des Unternehmens, einschließlich Schulden bei Kreditgebern, Lieferanten und anderen Gläubigern sowie Rückstellungen für zukünftige Verpflichtungen und Eigenkapital vergleichen.
Das Eigenkapital ergibt sich als Differenz zwischen dem Gesamtvermögen und den Verbindlichkeiten des Unternehmens. Es spiegelt die Summe aller Vermögenswerte wider, die von den Eigentümern des Unternehmens finanziert wurden.
2. Der Betriebsvermögensvergleich (Bilanzen)
Die Bilanz ist die Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) eines Unternehmens zum Bilanzstichtag (Jahresabschluss) üblicher Weise zum Ende des Geschäftsjahres.
Im Rahmen des Betriebsvermögensvergleichs (Bilanz) wird das Reinvermögen am Anfang des Geschäftsjahres mit dem Reinvermögen am Ende des Geschäftsjahres verglichen, um festzustellen, ob im Geschäftsjahr ein Gewinn oder Verlust erzielt wurde. Bei der Berechnung müssen jedoch auch Privateinlagen und Privatentnahmen berücksichtigt und um deren Wert korrigiert werden.
Die Bilanz gibt ebenso Aufschluss auf folgenden Fragen:
- Vermögen (Aktiva): Wofür wurden die finanziellen Mittel des Unternehmens verwendet?
- Kapital (Passiva): Woher kommen die finanziellen Mittel des Unternehmens her?
3. Erfolgsermittlung durch die Gewinn- und Verlustrechnung
Bei der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Erträge des Geschäftsjahres den Aufwendungen des Geschäftsjahres gegenübergestellt.
4. Die doppelte Gewinnermittlung
Stellt man die Summe des Betriebsvermögensvergleichs der Summe des Gewinn- und Verlustrechnung gegenüber, sollten beide Rechnungen zum identischenb Ergebnis führen.
Was ist bei der Doppelten Buchhaltung zu beachten?
Es ist wichtig zu beachten, dass für die doppelte Buchführung jeder Geschäftsvorfall, wie das Ausstellen einer Rechnung an einen Kunden oder der dazugehörige Zahlungseingang, in der Buchhaltung durch Belege dokumentiert werden muss.
Belege beziehen sich auf alle Arten von Dokumentationen von Geschäftsvorfällen, die in und aus einem Unternehmen entstehen. Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung ausstellen, bleibt diese offen, bis die Zahlung eingeht. Die offene Rechnung wird in der Offenen-Posten-Liste (OP-Liste) erfasst. Sobald die Zahlung der Rechnung verbucht wurde (im Konto Kassa oder Bank), wird sie aus der OP-Liste entfernt.
Um eine ordnungsgemäße Buchhaltung durchzuführen, müssen die Belege nach Datum und Art sortiert und gesammelt werden, beispielsweise nach Kassa, Bank, Kunden, Lieferanten und so weiter. Anschließend können sie am Anfang des nächsten Monats oder nächsten Geschäftsjahres in das Buchhaltungssystem gebucht werden.
Unkomplizierte Doppelte Buchhaltung
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4 unkomplizierte Schritte zur Erstellung Ihrer Doppelten Buchhaltung
Die Kontaktaufnahme mit uns ist ganz einfach. Kontaktieren Sie uns auf einem Weg, der Ihnen zusagt. Kontaktinformationen finden Sie auf jeder Homepageseite ganz unten. Beim kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch sprechen wir über Ihre Wünsche und Bedürfnisse, damit wir Sie ganzheitlich beraten können. Wir zeigen Ihnen auf, wie wir Sie, professionell auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse zugeschnitten, unterstützen können.
Am Besten sammeln Sie alle Belege für Ihre Buchhaltung nach Datum sortiert an einem Ort. Dazu können Sie A4-Ordner, wo Sie alle Belege nach Datum (neueste ganz oben) und Art (Kassa/Bank/Lieferanten/Kunden), oder im schlimmsten Fall eine Kartonschachtel verwenden. Bitte beachten Sie, dass wir für das Sortieren Ihrer Belege auch Zeit benötigen und sich durch den Zeitaufwand für die Sortierung durch uns die Kosten für die Erstellung Ihrer Buchhaltung erhöht.
Nachdem durchgeführten kostenlosen Beratungsgespräch wissen Sie, wie Sie uns nach Ihrem Wunsch die Belege für Ihre Buchhaltung übermitteln können: Entweder die Belege zu uns bringen, per Post oder E-Mail senden oder eine Belegabholung durch uns. Achten Sie bitte auf die zeitgerechte Abgabe der Belege, damit wir Ihre Buchhaltung rechtzeitig erledigen können. Dadurch können die Abgabefristen bei diversen Institutionen, wie z.B. das Finanzamt, eingehalten werden und es kommt nicht zu Säumniszuschlägen (Strafen).
Nachdem die ersten 3 Schritte erfolgreich durchlaufen sind, steht der professionellen Durchführung Ihrer Buchhaltung durch uns nichts mehr im Weg und wir erstellen Ihnen prompt Ihre Buchhaltung!
Sie profitieren von 3 Vorteilen
Rentabilität
Sind Sie ein mittelständisches Unternehmen, müssen Sie sich überlegen, ob es sich auszahlt einen Buchhalter einzustellen und professionelle Buchhaltungssoftware anzuschaffen, da beides mit hohen Kosten verbunden ist. Zum Beispiel muss der Mitarbeiter aufgrund der ständigen Gesetzesänderungen laufend Schulungen besuchen und die Software muss am letzten Stand gebracht werden.
Fachkundige Beratung
Sie profitieren einen professionellen Buchhalter, da es sich ständig mit der Materie auseinandersetzt, sich laufend weiterbildet um am letzten Stand der Gesetzeslage zu sein. Deshalb kann er sie auch sehr gut bei der kompletten kaufmännischen Organisation beraten. Außerdem kann er Ihre Buchhaltung fachlich kompetent und praxisorientiert führen.
Professionalität
Der externe Buchhalter führt die Buchhaltung von mehreren Betrieben und konnte sich dadurch schon Erfahrungen aneignen, die er bei Ihnen gut umsetzen kann. Dadurch hat er auch das Wissen, wie er für Ihr Unternehmen individuelle, professionelle und zeitnahe Auswertungen erstellen kann, damit Sie einen guten Überblick über Ihre Finanzlage bekommen können.
Weiterführende Links
- Die WKO hat Informationen über die für Unternehmer notwendige Gewinnermittlung (Doppelte Buchführung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Pauschalierung) hier bereitgestellt: https://www.wko.at/service/steuern/gewinnermittlung-unternehmer.html
